Сопроводительное письмо к резюме по электронной почте. Что написать работодателю при отправке резюме, чтобы вас пригласили
Рекрутинговые порталы позволяют соискателям написать пару слов вдобавок к своему резюме. Отправляя его прямо на почту HR-отдела, кандидат тоже сталкивается с необходимостью что-то написать потенциальному работодателю. Не всегда понятно, каким должно быть это письмо: кратким пересказом резюме, признанием в любви компании или неформальным рассказом о себе. The Village попросил HR-консультанта дать несколько советов о написании таких посланий и привести несколько удачных и неудачных примеров.
Вероника Никитина
ведущий консультант хедхантинговой компании
«Агентство Контакт»
Зачем писать письмо работодателю
Писать сопроводительное письмо к отклику на вакансию однозначно стоит. Рекрутеры получают сотни похожих резюме, где чуть варьируется образование и места работы, но в среднем заявки подают кандидаты с близким опытом и навыками. Наличие сопроводительного письма и его качество становится ещё одним плюсом в вашу пользу - и почему бы не увеличить их количество?
Дополнительная информация, которую в случае успешного написания сопроводительного письма вы сможете о себе сообщить:
Умение красиво выражаться и строить предложения (резюме с его пунктами и буллитами не позволяет оценить этот навык).
Вашу мотивацию - почему вам интересна именно эта позиция в этой компании (особенно это важно, если вы, всю жизнь проработав в маркетинге, подаёте заявку на продажи).
Какой ваш опыт может быть наиболее полезен компании (в резюме может быть масса проектов - вычленить из них те, что особенно характеризуют вас как сильного аналитика, менеджера по развитию, переговорщика или специалиста в ВЭД, может быть не так просто).
Что вы знаете о компании: сопроводительное письмо - единственный способ показать потенциальным работодателям, что вы не отправляете ваше резюме всем подряд, а особенно заинтересованы в этой позиции.
Кроме того, в сопроводительном письме можно сослаться на конкретных сотрудников компании, благодаря которым вы узнали о ней, - это поможет создать впечатление, что вы не просто «человек с улицы».
Но вас может посетить вопрос: для чего нужно ещё и писать письмо, если у вас и так прекрасное резюме? Потому что каждая компания ищет лояльных и замотивированных работников, которые не просто проводят время в офисе с девяти до шести, а заинтересованы в развитии бизнеса, хотят работать именно здесь.
Что писать в письме
Объём подобного письма должен составлять примерно половину листа А4. Способность уложиться в эти рамки в том числе позволяет работодателю оценить ваше умение чётко и лаконично выражать ваши мысли без лишней воды.
Давайте рассмотрим примеры удачных и неудачных писем, которые помогут вам понять, что стоит писать.
Пример 1
Добрый день.
Я бы хотел присоединиться к вашей компании на позицию бизнес-аналитика.
На мой взгляд, консалтинг - лучшая сфера, чтобы начать мою карьеру, потому что предлагает уникальный профессиональный опыт по нескольким причинам. Возможность работы на проектах в различных индустриях и странах соответствует моим карьерным интересам и также позволит развить мои навыки. Безусловно, это потребует от меня готовности работать сверх рабочего времени, однако это является для меня приемлемым и интересным, так как я хотел бы иметь нестандартную офисную работу.
Я выбрал именно вашу компанию благодаря её динамичному росту и команде молодых и амбициозных сотрудников. Ваша компания нанимает талантливых выпускников с разнообразным бэкграундом, поэтому у меня будет возможность учиться у лучших.
Я думаю, что мои навыки и опыт также будут полезны вашей компании. Стремление разбираться в том, как работают различные процессы, в соответствии с логикой и фактами, всегда было для меня стимулом. Мой опыт в компании … научил меня структурному подходу, основанному на оценке фактов и гипотез и инновационному мышлению для нахождения идеального решения. Свои лидерские качества я развил благодаря организации пяти международных мероприятий в рамках … компании. Свои навыки презентации я смог развить благодаря участию в …
Я благодарю вас за рассмотрение моего резюме и буду рад побеседовать с вами в ходе интервью.
Искренне ваш, ….
На сегодняшний день интернет является наиболее популярным инструментом для поиска работы. Самый элементарный способ - оставить отклик на вакансию на кадровом сайте всего лишь одним кликом. Но если дело доходит до отправки резюме электронной почтой, тут соискатели часто допускают ошибки. Мы расскажем, как правильно отправить резюме работодателю, чтобы оно не осталось незамеченным.
Тема письма при отправке резюме
Соискатели часто пренебрегают самым важным правилом - правильно оформить тему письма при отправке резюме электронной почтой. Ни в коем случае не оставляйте это поле пустым: без темы ваше письмо может попасть в спам, или же работодатель попросту его не заметит.
Тема должна быть краткой, но содержать в себе необходимую информацию. Примеры удачных тем: «Отклик на вакансию помощника дизайнера», «Резюме главного бухгалтера», «Резюме Ивановой А. Н. на должность переводчика».
Иногда работодатель просит указать в теме письма что-то определенное (например, код вакансии). Обязательно обратите на это внимание, чтобы вас не сочли рассеянным.
Хотите отправить работодателю по-настоящему качественное резюме?
Наши специалисты знают, как подготовить эффективное резюме с учетом всех ваших профессиональных и личностных особенностей.
Мы рады предложить вам в нашем агентстве. С помощью квалифицированных специалистов вы сможете показать работодателю свой серьезный настрой и выделить свою кандидатуру среди других.
Что написать работодателю при отправке резюме
Не стоит отправлять работодателю пустое письмо с прикрепленным файлом резюме. Наличие сопроводительного письма не только считается признаком хорошего тона, но и показывает вашу искреннюю заинтересованность в предложенной вакансии.
«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма - это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю.
ПОЛЬЗА И ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Сопроводительное письмо:
Имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя;
Содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен;
Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ.
Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя.
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее - Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
Наименование организации;
Справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.
Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:
Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.
С обоснованием. Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:
С указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:
Таким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:
Сообщение о направлении документов (обязательная);
Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).
■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см. Примеры 1-3).
Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.
Случай первый - простой. Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:
Случай второй - сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:
Случай третий - полиграфический. При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:
Случай четвертый - электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:
Случай пятый - сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые - еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:
Случай шестой - описательный. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».
Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:
■ Прочие реквизиты
Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.
К обязательным реквизитам относятся:
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Адресат;
Заголовок к тексту;
Подпись;
Отметка об исполнителе.
Факультативными реквизитами в данном случае являются:
Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.
ОТСЛЕЖИВАЕМ МАРШРУТ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.
2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.
3. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.
4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.
5. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры - убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».
6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).
7. Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу - вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.
8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.
9. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.
10. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам. В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.
11. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.
Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю.
ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.
Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень 2010):
Переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов
Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);
Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);
Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);
Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности - 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).
Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.
РЕЗЮМЕ
1. Основная цель сопроводительного письма - подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.
2. Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения».
3. Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт.
4. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации.
5. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.
Здравствуйте, уважаемые посетители блога! В этом материале мы продолжим рассматривать вопросы, связанные с трудоустройством, и в центре нашего внимания окажется документ, который сегодня все чаще и чаще прилагается к резюме – сопроводительное письмо. , мы уже благополучно выяснили, но это не единственное, от чего зависит ваш успех: очень важно знать, как правильно написать сопроводительное письмо к резюме (пример того, как составлять эффективное письмо, вы найдете ниже).
Сейчас, когда люди отличаются высокой социальной мобильностью, стремятся улучшать свои условия жизни и труда, переход трудоспособного населения из одной организации в другую является вполне обыденным явлением. Разумеется, граждане, которые находятся в активном поиске работы, заинтересованы в том, чтобы потенциальный работодатель остановился именно на их кандидатуре.
Для успешного выполнения этого жизненного «квеста» нужно не только обладать профессиональными компетенциями высокого уровня, но и уметь проинформировать об этом работодателя. Для этих целей используется резюме. Предполагается, что в нем вы грамотно и коротко изложите информацию о себе, напишите, где учились, где работали и не забудете указать, что конкретно умеете делать. В резюме крайне нежелательно отклонение от общепринятых стандартов, это просто выжимка основных сведений о вас как о возможном сотруднике организации. Что касается сопроводительного письма, в нем можно написать более развернутую информацию, но, опять же, важно не переусердствовать, ведь от того, насколько правильно составлено это письмо, будет зависеть, дойдет ли человек, решающий вопрос о вашем трудоустройстве, до рассмотрения поданного вами резюме.
Из этой статьи вы узнаете:
Как признаются многие менеджеры по подбору сотрудников, им регулярно приходится иметь дело с огромным количеством сопроводительных писем. Некоторые них откровенно «серые» и безликие, но иногда это лучше, чем излишне креативное послание потенциальному работодателю. По словам HR-менеджеров, именно из-за неподобающего составления сопроводительных писем большой процент резюме, которые, возможно, могли бы показаться достойными для рассмотрения, оказывается в мусорной корзине.
Хотите узнать, как обезопасить себя от подобной ситуации? Тогда предлагаю ознакомиться с правилами и советами по написанию хорошего сопроводительного письма работодателю.
Зачем нужно сопроводительное письмо?
Если сравнивать с западными странами, «мода» на отправку резюме появилась в нашей стране относительно недавно – раньше отбор кандидатов на вакантную должность начиналось сразу с личного собеседования, что тратило достаточно много времени, и это было неудобно и соискателю, и работодателю. Сейчас процесс оптимизирован, и в большинстве случаев работники кадрового отдела попросят вас о предварительной отправке резюме. В наш век современных технологий, когда компьютер имеется практически в каждом доме, проще простого.
Однако, не все граждане, ищущие работу, заботятся о том, чтобы приложить к нему сопроводительное письмо. Оно требуется не всегда, но крайне желательно в том случае,если вы претендуете на должность в высшем или среднем менеджменте. Удачное написание сопроводительного письма может помочь вам произвести на HR-менеджера хорошее впечатление и с большей вероятностью получить интересующую вас вакансию. В то же время, если оно небрежно оформлено и безграмотно написано, письмо напрочь убьет интерес потенциальных работодателей. В этом случае лучше было бы вообще ничего не писать.
Как вариант, можно на сайте для поиска работы – там можно обойтись и без него, но вероятность, что работодатель выберет именно вашу анкету из сотен соискателей, крайне мала.
Пример сопроводительного письма
Прежде, чем вы совершите непоправимое и лишитесь работы мечты из-за того, что не знаете, как правильно оформить сопроводительное письмо, предлагаю вам посмотреть на образец его составления. Данный пример отражает все пункты, которые необходимо отразить в этой бумаге, если вы заинтересованы в успешном устройстве на работу.
Составляя развернутое послание для работодателя, не забывайте, что здесь следует придерживаться четкой структуры, в противном случае, письмо будет сложным для восприятия, и человек, который его изучает, просто не дойдет до описания вашего опыта и замечательных профессиональных навыков.
- Приветствие . Если вам известно имя получателя, наилучший вариант – адресное обращение к нему. Если такими сведениями вы не располагаете, значит, обращайтесь к специалистам конкретного отдела. Начинайте его с имени или со слов «добрый день», «здравствуйте» и т.д.
- Основная часть . Здесь вам следует указать, какую именно должность вы рассчитываете получить, почему вас привлекает данная вакансия, а затем – ненавязчиво перейти к моментам, которые вы не отразили в резюме, но хотели бы донести до сведения работодателя. Например, можно рассказать о проектах, над которыми вы работали. Завершается основная часть еще одним упоминанием о том, что мотивирует вас на получение этой должности.
- Прощание . Добавьте к письму фразу: «С уважением» и укажите контактные данные, даже если они уже есть в резюме.
Обратите внимание, что все сопроводительное письмо, по сути, состоит из клише – слова о мотивации на должность , к примеру, являются, скорее данью деловому этикету, нежели чем-то большим. Однако, постарайтесь, чтобы в нем присутствовало что-то, способное выделить вас из серой массы и склонить работодателя в вашу сторону.
Для того, чтобы повысить эффективность вашего письма, воспользуйтесь перечисленными ниже советами по его написанию. Возможно, именно благодаря им вам удастся получить работу мечты!
- Размер имеет значение . Письмо должно быть небольшим и читаться буквально за 10-15 секунд. Откажитесь от излюбленной российской традиции и воздержитесь от того, чтобы вписать в послание все проекты, над которыми когда-либо работали, даже если они не имеют ни малейшего отношения к интересующей вас вакансии. Информация должна быть тщательно отобрана, и тогда она сработает в вашу пользу!
- Соблюдайте стиль . Сопроводительное письмо – это сугубо деловая документация, соответственно, она должна быть выдержана в официально-деловом стиле, без каких-либо вольностей. Исключением может стать тот случай, когда вы устраиваетесь в компанию, стиль которой предполагает более неформальное общение между сотрудниками – это организации из сектора IT, небольшие компании, специализирующиеся на нишевых продуктах, и так далее. Тогда вполне уместно будет написать интересное и оригинальное письмо, чтобы наверняка обратить на себя внимание.
- Разбавьте шаблоны . Выше уже упоминалось, что по сути, сопроводительное письмо само по себе является набором шаблонных фраз, однако, именно эти фразы зачастую убивают интерес работодателей на корню. Подумайте, как отойти от заезженных формулировок, не слишком нарушая общий стиль – это пойдет на пользу вашему письму.
- Избегайте повторов . Не стоит расписывать в письме опыт своей работы – данная информация уже присутствует в вашем резюме, и вряд ли работодатель скажет вам спасибо за потерянное время. Для того, чтобы составить представление о вас, как о сотруднике, ему будет достаточно это один раз.
- Пишите грамотно ! Даже если ваше резюме красиво и качественно оформлено, а в его тексте выверена каждая буква, не забывайте о том, что ошибки и плохой язык сопроводительного письма могут уничтожить все бонусы, которое оно способно дать. Скорее всего, работодатель не захочет иметь дела с сотрудником, который не может справиться с таким, казалось бы, несложным делом, как написание письма, но при этом на нескольких листах убеждает в своей компетентности и способности решать множество задач. Так что перед отправкой уделите немного времени тщательной проверке орфографии и пунктуации – это точно не будет лишним!
- Небольшие формальности . Если вы отправляете послание по электронной почте, не прикрепляйте его отдельным документом, а разместите в теле письма. Резюме, напротив, лучше прикрепите текстовым файлом. Если письмо отправляется по факсу, отошлите его на отдельной страничке перед резюме.
Итак, уважаемые читатели, если вы с должным вниманием ознакомились с рекомендациями по написанию сопроводительного письма к резюме и приняли их к сведению, ваши шансы на то, чтобы получить желаемую работу, существенно возрастают! Не забывайте о краткости, грамотности и соблюдении делового стиля, сделать все остальное будет очень просто.
Если материалы, которые вы нашли в моем блоге, помогли вам устроиться на работу, или вы просто считаете, что они будут полезны тем, кто в этом заинтересован, делитесь ими со своими друзьями, размещая ссылки в социальных сетях! Кроме того, чтобы не пропустить важные обновления и свежие публикации, рекомендую подписаться на блог – это займет у вас буквально пару секунд. На этом я прощаюсь с вами выхода следующего материала.
Ведение предпринимательской деятельности непосредственно связано с обменом между контрагентами различных документов. Для подтверждения их передачи или отправки, а также для фиксирования события необходимо составить сопроводительное письмо. Что это за документ, как его оформить и хранить?
Как правильно написать сопроводительное письмо
Общая информация
Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой.
В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке.
В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается:
- в подтверждении факта события;
- в предоставлении перечня отправленных бумаг;
- в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами;
- в определении срока исполнения.
Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.
Его текстовая часть содержит информирование адресата о направлении бумаг и просьбу отреагировать на предложение или требование. В основе документа перечень приложений. В первой части письма его составитель информирует получателя о том, что он направляет, предоставляет или высылает информацию. В следующей фразе необходимо указать цель составления документа: для согласования, для ознакомления, для заполнения или для подписания. Во второй части письма отображается просьба или требование каких-либо действий, которые должен совершить его получатель для достижения указанной ранее отправителем цели. Она всегда начинается со слов «просим», «прошу», после чего повторяется фраза из раздела целей составления бумаги.
Что такое сопроводительное письмо
Главным разделом документа является «Приложения». В нем должна быть полностью перечислена документация, являющаяся приложением к письму, указано количество листов в каждой из них и количество предоставленных экземпляров. Без этой информации сопроводительный лист не имеет смысла оформлять.
При перечислении нескольких документов в приложении, каждый из них следует пронумеровать. Нумерованный список начинается со следующей строки после указания названия раздела «Приложение:» Правильно оформить письмо, можно предварительно изучив пример его составления по аналогичному поводу.
